Você já deve ter ouvido falar do eSocial. Ele é criado através da digitalização de processos. O governo federal acompanha e prevê tendências e desenvolveu um sistema para controlar as empresas.
Neste artigo, vamos discuti-lo. Assim, você vai entender o conceito dessa plataforma governamental e como ela pode ajudar o seu negócio!
O que é e-social?
O eSocial é uma plataforma criada pelo governo federal em novembro de 2018 para facilitar e desburocratizar as empresas que reportam informações de funcionários. Ou seja, é um sistema de contabilidade digital (impostos, previdenciários e obrigações trabalhistas).
Todas as empresas com um ou mais funcionários devem aderir à plataforma eSocial.
Por que ele foi criado?
O eSocial foi criado pelo Decreto nº 8.373/2014. Em 2015, entrou em vigor apenas em um dos módulos relacionados às atividades domésticas.
A burocracia enfrentada pelas empresas brasileiras é o principal motivo para a criação de sistemas que simplificam os processos de negócios.
O governo criou o eSocial para padronizar o envio de informações fornecidas pelas empresas sobre seus funcionários:
- Folha de pagamento;
- contribuições previdenciárias;
- Notificação de acidente de trabalho;
- Registros de imposto;
- Informação sobre fundos de garantia.
As empresas devem compartilhar informações com diversos órgãos públicos, como a Previdência Social, Receita Federal, Caixa Econômica Federal, etc.
Qual é o seu propósito
A transmissão eletrônica exclusiva aumenta a flexibilidade e a segurança e facilita os esforços de testes federais.
A solução também incentiva interações mais modernas entre as empresas e o governo federal à medida que tudo se torna mais prático.
A EFD-REINF (Escrituração Fiscal Digital para Retenções na Fonte e Outras Informações) complementa o eSocial. Este é um compromisso que inclui eventos que faziam parte do projeto original, mas tratados independentemente, ou seja, é mais um compromisso que integra o SPED e segue a linha do tempo do eSocial.
A EFD-REINF substitui as informações contidas em outras obrigações acessórias, como o módulo B. Contribuições EFD, Recebimento de CPRB (Contribuição Previdenciária de Renda Bruta).
Quais são os benefícios de usá-lo?
O eSocial é o mediador de todas as partes! Os governos podem organizar melhor as informações, eliminar erros e melhorar a qualidade das informações.
As empresas economizam tempo e produtividade porque as 17 obrigações estão todas em um sistema, facilitando a comunicação do seguinte:
É também uma ótima solução para os trabalhadores, com maior segurança no respeito aos seus direitos.
Podemos listar as seguintes vantagens:
- Entrega de dados em uma única plataforma: o eSocial facilita o envio de informações para um único local, um webservice;
- Amplitude do conhecimento: o sistema precisa de mais conhecimento sobre recursos humanos, recursos humanos, proteção trabalhista, etc.;
- Direitos do trabalhador: os registros de emprego estão vinculados às previdências dos trabalhadores, que facilitam o acesso aos benefícios previdenciários (pensões, auxílio-doença) – os registros também ajudam a monitorar o cumprimento das obrigações trabalhistas do governo e dos funcionários;
- Desburocratização: O sistema implantado dispensa o preenchimento de declarações e formulários (DIRF, RAIS, GFIP), pois todas as informações são registradas em um único arquivo.
Também podemos dividir os benefícios em benefícios comerciais e de funcionários.
- Interesses comerciais
Os empregadores acessam operações mais parametrizadas com menos erros de informação. A empresa agiliza os processos, centraliza as informações dos funcionários e reduz o risco de erros de cálculo.
As vantagens proporcionadas pelo eSocial proporcionam às organizações mais segurança jurídica e a possibilidade de trocar as informações necessárias com o poder público.
- Benefícios do empregado
O sistema digital registra perfeitamente todas as informações do contrato de trabalho dos funcionários: recibos de pagamento, tipos de risco do trabalho, atribuições baseadas em consultas CBO, etc.
A CBO é uma classificação ocupacional brasileira criada pelo MTE (Ministério do Trabalho) em 2002. O objetivo é reunir formalmente em uma lista todas as ocupações existentes no mercado de trabalho. Os números de registro da CBO permitem que empregadores e funcionários identifiquem funções. É também uma referência para registros de gerenciamento de tarefas.
O eSocial oferece garantias adicionais aos direitos previdenciários e trabalhistas e aumenta a transparência do processo.
Além disso, não há risco de que os funcionários percam informações sobre seu histórico profissional, não importa quanto tempo tenha passado.
Quando é usado?
O uso do eSocial é obrigatório sempre que houver vínculo empregatício entre a empresa e o empregado, ou seja, desde que o profissional tenha carteira assinada. A regra vale também para Microempresas (ME), Pequenas Empresas (EVP), Microempreendedores Individuais (MEI) e pessoas físicas que empregam trabalhadores domésticos.
O primeiro passo deve ser o registro do trabalhador. Em seguida, os dados corretos devem ser enviados ao eSocial: admissões, demissões, afastamentos, afastamentos, folha de pagamento, entre outras informações do trabalho. Os prazos para a transferência de informações (faseada) devem ser respeitados.
De acordo com o Decreto eSocial (Decreto nº 8.373/2014), existem quatro categorias de micro e pequenas empresas que devem enviar informações ao eSocial:
- 1 O fornecimento de informações ao eSocial substitui a obrigação de fornecer as mesmas informações em outros formulários e declarações da forma prescrita pela(s) entidade(s) relevante(s):
I – Empregadores, inclusive empregadores domésticos, empresas e seus equivalentes legais;
II – Segurado Especial, também relacionado ao empregado para quem o serviço é prestado;
III – pessoas jurídicas de direito federal, estadual, distrital e municipal; e
IV – Outras pessoas jurídicas e pessoas físicas pagam ou creditam rendimentos sujeitos a retenção na fonte (IRRF), ainda que no prazo de um mês do ano-calendário.
Quais são as penalidades para quem não seguir as Diretrizes do eSocial?
Todas as empresas são responsáveis perante o eSocial. Quem não seguir as regras será multado em mais de 180 mil reais.
Estas são as possíveis multas:
- Falta de informações cadastrais do trabalhador (multas que variam de R$ 3.000 a R$ 6.000 ou R$ 800,00 para trabalhadores não cadastrados em micro e pequenas empresas);
- Omissão de informação sobre afastamento temporário do empregado: acidente, doença, férias, licença maternidade (multas a serem determinadas pelo Ministério do Trabalho e autoridade competente);
- Ausência de exame médico (as multas podem variar de R$ 402,00 a R$ 4.000);
- Falta de comunicação de acidente de trabalho (o valor da multa depende dos salários máximo e mínimo do empregado);
- Não há informações sobre alterações de contrato ou cadastro (até multa de R$ 600 por empregado irregular);
- Falta de envio de holerites (multa R$ 1.000);
- Não conta a parcela do FGTS (multas de até R$ 106,00 por empregado acidentado);
- Não apresentação de PPP, dados profissionais da segurança social (multas determinadas pela Inspeção do Trabalho);
- Falta de envio da RAIS, relatório anual de informações sociais (multa R$ 425,00, multa pode aumentar em R$ 106,00 a cada dois meses de atraso).
Obtenha ajuda especializada
Outra dica é contratar um consultor contábil para dar a devida assistência na organização e no envio das informações cabíveis ao eSocial.
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