Ao contrário do que muitos recrutadores pensam, o eSocial não atrasou. Apesar de ser dividido em grupos e fases, o projeto entrou em vigor em janeiro de 2018 e, além de questionamentos sobre processos internos, documentação, arquivamentos, multas, inconsistências e prazos, teve impacto significativo no dia a dia dos profissionais.
Então, tudo que os profissionais e gestores de RH precisam saber para entender e operar o eSocial, e foi reunido neste artigo pode ser encontrado em um único conteúdo.
Sistema
O Sistema de Escrituração Digital de Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas ( eSocial ) é um projeto do governo federal em cooperação com diversos órgãos e agências do governo federal (Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social e do Trabalho ), com estudos e melhorias foram feitos há anos e devem ser implementados.
Para se ter uma ideia, em 2007, pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, foi criado o sistema público de contabilidade digital SPED com o objetivo de informar ao Fisco a relação entre seus contribuintes. Hoje, o SPED é considerado o “pai” do eSocial .
Um projeto piloto foi lançado em 2009 para expandir o SPED para o mercado de trabalho e, em 2012, o SPED Social ou EFD-Social foi renomeado para eSocial . A partir do ano seguinte, 2013, o eSocial entrou em uma nova fase em que foram lançados os primeiros manuais e layouts.
No entanto, o eSocial não entrou em vigor até janeiro de 2018 por meio do Decreto nº 8.373/2014. Segundo o governo, o eSocial tem como objetivo regular a forma como as empresas enviam informações de funcionários, como
Esses dados são transmitidos apenas eletronicamente, ou seja , pela Internet. Diferente de outras promessas como o GFIP que possui um sistema (SEFIP) para envio, o eSocial não possui um sistema, ele é gerado automaticamente.
A estrutura
Para enfatizar a composição do eSocial , podemos dizer que suas informações são categorizadas por eventos iniciais, eventos tabulares, eventos periódicos e eventos aperiódicos. Cada um desses quatro tipos de eventos consiste em eventos diferentes, conhecidos como “S”, com prazos de envio diferentes.
Além disso, é preciso entender que a obrigação não se encerra após a entrega de cada evento no prazo estipulado, pois novas informações devem ser apresentadas ao governo. Portanto, enquanto houver mudança, os eventos forçados do primeiro estágio devem continuar a ser transmitidos em paralelo com os outros estágios. E assim sucessivamente para todas as outras etapas.
Prazos
Considerando a complexidade do projeto, o governo decidiu dividir o eSocial em grupos e fases. Portanto, a transferência de informações será gradual até que todas as empresas que precisem transferir seus dados o façam.
Como resultado, foram criados três grupos: grandes empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016; outras empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016; e utilidades públicas.
Além disso, são criados estágios para cada um desses grupos. Portanto, todos os dados devem ser enviados um após o outro em cinco etapas. As cinco etapas definidas são:
Etapa 1: Registro do empregador e formulários eletrônicos
Fase 2: Dados do trabalhador e seu vínculo com a empresa (evento não cíclico)
Etapa 3: folha de pagamento
Etapa 4: Troca e Compensação Cruzada de GFIP
Etapa 5: Dados de Segurança e Saúde Ocupacional
Quem deve aderir ao eSocial?
Seja você pessoa física ou jurídica, a participação no eSocial é obrigatória se você for um prestador de serviços que incorra em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias.
Isso significa que a plataforma deve ser usada para controlar os trabalhadores domésticos e, para as pessoas físicas, os prazos de envio das informações devem ser respeitados. Por outro lado, no eSocial as empresas devem ser consideradas para qualquer porte, setor ou forma de cobrança, seja Micro Empresa (ME), Pequena Empresa (EPP) ou Micro Empreendedor Individual (MEI) – e ter funcionários ativos. Nesse caso, a empresa precisa alugar um sistema integrado ao eSocial.
Para se cadastrar no eSocial, basta identificar as atividades atribuídas ao empregado – além de identificar dados como CPF, CNPJ, NIS, PIS/PASEP, rendimentos de declarações fiscais, etc., esta etapa pode ser referenciada por meio da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), etc.
Quais são os compromissos coletados no eSocial ?
Agora que explicamos o básico do eSocial , um portal governamental para coletar informações de trabalhadores em um único sistema, você deve estar se perguntando que tipos de documentos ou compromissos ele substitui. São dados que antes eram entregues individualmente, agora são enviados junto com a plataforma e estão disponíveis online.
Que obrigações adicionais existem?
Há um total de 15 obrigações incluídas no eSocial , incluindo obrigações previdenciárias, tributárias e trabalhistas. Incluindo:
- Cadastro Geral de Emprego e Desemprego (CAGED);
- Guia de Pesquisa e Informações do FGTS Previdenciário (GFIP);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Notificação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Cadastro de Empregados (LRE);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Aviso de Rescisão (CD);
- Perfil Profissional Previdenciário (PPP);
- Declaração de Dívidas e Créditos Fiscais Federais (DCTF);
- Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF);
- Plano de trabalho (QHT);
- Manual de Especificações de Documentos Digitais (MANAD);
- Diretrizes da Previdência Social (GPS);
- Diretrizes de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Folha de pagamento.
Quais obrigações subsidiárias são substituídas?
Pelas regras estabelecidas na plataforma, os compromissos anteriormente exigidos passaram a ser substituídos por compromissos compartilhados pelo eSocial .
Alterações nos prazos de submissão
Tradicionalmente, as alterações salariais devem ser apresentadas no prazo de 40 dias. Com o modelo eSocial, os prazos foram encurtados. Por exemplo, no caso de integração, as informações do novo funcionário devem ser enviadas no dia anterior ao início do trabalho da empresa. Se ocorrer um acidente de trabalho, deve ser comunicado no dia seguinte ou imediatamente.
Enquanto os prazos estão cada vez mais curtos e muitas vezes impactando as rotinas de trabalho dos departamentos de RH e contabilidade, a mudança visa trazer mais agilidade no compartilhamento de informações e tornar os processos mais rígidos por meio da padronização da comunicação.
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